Depuis la version 1.2.0.7, SMS Multifonctions intègre un logiciel d'import de données externes vers le carnet d'adresses du logiciel SMS Multifonctions. Cette application permet d'importer automatiquement un nombre conséquent de fiches contacts sans que vous ayez à les saisir à la main.
Ces informations doivent impérativement provenir d'un document au format .CSV

CSV (Comma Separated Value) qui signifie Données Séparées par des virgules
est un format de fichier générique utilisé par la plupart des tableurs (Lotus 123, Excel, Quattro, etc.) ou logiciels de Base de données pour importer des données.

Importer des données vers le carnet d'adresses

Ouvrez le document contenant les données à importer avec le logiciel que vous utilisez habituellement (Excel, Access, Lotus 123...)


Avant d'importer les données, certains champs de votre document nécessitent une transformation. C'est le cas par exemple du champs téléphone ou fax qui selon les cas peuvent être écrits différemment (01.43.00 ou 01-43-00). Il est donc indispensable de les formater avant l'import.

Exemple avec Excel et un champs téléphone utilisant des . (01.43.00.65.66)
1. Sélectionnez la colonne Téléphone

2. Faites un remplacement du caractères . (ou - / selon le format utilisé) par rien du tout. Pour cela allez dans le menu "Edition" puis "Remplacer". Dans "Rechercher" écrivez . (ou - / selon le format utilisé) et laissez le champs "Remplacer par" vide. Validez par OK. Les numéros apparaissent sous la forme 0143006566

3. Transformez si besoin le format de la colonne Téléphone au format numérique
pour retirer le 0 devant le numéro de téléphone et obtenir 143006566

4. Transformer à nouveau la colonne au format Texte.

5. Sauvegardez le document au format .CSV avec Excel, Access, Word, BDE, SQL, MSQL, MySQL, Netscape, IE ou autres.
Repérez bien la façon dont vous enregistrez ces données : type de séparateur de champs (les champs sont-ils entourés par des guillemets ? sont-il séparés par des virgules ?). Si vous n'êtes pas certain du formatage du document, ouvrez celui-ci avec le Bloc Note de windows. Vous devriez obtenir un document sous la forme :
"CLE","NOM","PRENOM","ADR","CP","VILLE","TEL"
"RX45","Dupond","René","25 rue des Oiseaux","33000","Bordeaux"
"RX45","Martin","Raoul","45 Avenue des allées","75015","Paris"

Une fois votre fichier de données exporté, ouvrez l'application d'import en allant dans "Démarrer" "Programmes" dossier "SMS" et cliquez sur SmsImport. Réglez l'utilitaire d'importation comme ceci :

1. Séparateur de champs : cochez virgule si vous avez sélectionné virgule comme séparateur lors de l'exportation.

2. Cochez "1ere ligne contient le nom des champs" si vous avez exporté le nom des champs.

3. Cochez "Champs Texte entourés par des guillemets" si vous avez spécifié cette option lors de l'exportation.

4. Cliquez sur Fichier à importer et recherchez votre document sur le disque.

5. Regardez si l'importation vous convient en consultant la liste des fiches importées.

6. Faites correspondre les champs du fichier importé avec le champs du carnet d'adresses SMS. Pour cela sélectionnez un champs dans la liste "Champs fichier importé" puis son équivalent dans la liste "Champs du carnet d'adresses SMS". Par exemple si vous souhaitez que le champs "TEL" du fichier importé corresponde avec le champs "Téléphone maison" du carnet d'adresses SMS, sélectionnez dans la liste de gauche "TEL" et dans la liste de droite "Téléphone maison".
Recommencez l'opération avec les champs qui vous intéressent.

7. Le logiciel SMS Multifonctions gère les numéros de téléphones en notation Internationale. Vous devez spécifier le préfixe à ajouter devant les numéros de téléphone. Pour la france entrez 33-

8. Cliquez sur ajouter au carnet d'adresses existant (annuaire.dat), installé normalement sous c:\Program Files\Sms\annuaire.dat ou bien enregistrez votre nouvel annuaire avec un autre nom pour l'utiliser ultérieurement.

Limitations

Les enregistrements (une ligne) du fichier .CSV ne doivent pas dépasser 2048 octets. Chaque champs ne devra pas avoir une longueur supérieur à 255 caractères.

Informations

Ce logiciel est livré tel quel et sans aucune garantie de fonctionnement.
Nous ne pourrons en aucun cas être tenu responsable des dégâts occasionnés par une mauvaise utilisation de ce logiciel.
(FAITES DES SAUVEGARDES DE VOS DONNEES AVANT TOUT TRAITEMENT)

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